Inkasso Glossar Erklärung

Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist die freundliche Variante einer Mahnung. Als Unternehmen legen Sie neben der Bezahlung offener Rechnungen in der Regel auch Wert auf eine gute Kundenbindung. Ein fairer Umgang mit Ihren Kunden ist dafür sehr wichtig. Gehen wir davon aus, dass nicht jeder Kunde mutwillig seine offene Rechnung nicht bezahlt. Vielleicht wurde die Rechnung verlegt, der Kunde war lange Zeit im Urlaub oder hat die Bezahlung einer offenen Rechnung einfach vergessen.

Jetzt direkt mit einer Mahnung ins Haus zu fallen, wäre sicherlich der falsche Weg. So würden Sie einen vielleicht gut gestimmten Kunden verärgern und möglicherweise aus Ihrem Kundenstamm verlieren. Aus diesem Grund versenden Unternehmen in der Regel bei unbezahlten Rechnungen zuerst Zahlungserinnerungen.

Was ist eine Zahlungserinnerung eigentlich genau?

Zahlungserinnerungen bilden die erste Mahnstufe. Gläubiger weisen in diesem formlosen Schreiben auf offene Rechnungsbeträge hin. Zahlungserinnerungen gehen davon aus, dass der Schuldner nicht vorsätzlich eine Zahlung verpasst, sondern die Bezahlung vielleicht einfach vergessen hat.

Eine Erinnerung an eine Zahlung ist an keine feste Form gebunden. Sie können per E-Mail erinnern oder per Post. Ihre Zahlungserinnerung sollte dennoch folgende Angaben enthalten:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsbetrag
  • Konkretes Zahlungsziel

Setzen Sie Ihrem Schuldner in Ihrem Schreiben ein konkretes Datum als Zahlungsziel. Die Aussage „eine Zahlung innert 2 Wochen“ lässt wieder Raum für Spekulation: >> Ab wann läuft die Zahlungsfrist? Ab Versandtag der Zahlungserinnerung oder Eingangsdatum beim Kunden? Benennen Sie stattdessen ein klares Datum, so gibt es keine Missverständnisse.

Erste Mahnung – freundlich, aber konsequent

Die Zahlungserinnerung wird auch gerne als erste Mahnung bezeichnet. Während in dieser Mahnstufe noch keine Verzugszinsen oder Mahngebühren erhoben werden, kostet eine zweite Mahnung den Schuldner schon mehr Geld. Ab jetzt können Sie als Gläubiger nämlich einen Verzugszins fordern bzw. Mahngebühr erheben.

Bevor Sie sich für die Einleitung des Mahnverfahrens entscheiden, lohnt sich häufig der Anruf bei Ihrem Schuldner. Das Telefoninkasso gibt Ihnen und Ihrem Schuldner die Chance, doch noch eine aussergerichtliche Einigung zu finden. Und diese sollten Sie in jedem Fall nutzen, denn ein gerichtliches Mahnverfahren kostet Zeit und Geld.